组织内部的日常传达也用书面形式进行比较好，由此我们能够进行高效的时间管理。另外，通过活用电子邮件，我们能够飞速提高事务处理的效率。
我在第三章中所述的时间节约法的基本原理是“用书面形式进行联系”。进一步推进这个原理就会得出“即使是一般的工作，也最好从口头联系转变为书面联系”的结论。事实上，有时即使是针对就在眼前的对象，也是书面形式比口头形式更方便。
也许有人会说“什么？！那么麻烦”。事实并非如此。为了用具体的例子说明这一点，我想回顾一下我在大藏省的经历。
在政府机关工作的日子有如在文件堆里生活，也就是说，工作是以文件为中心进行的。然而，大部分文件都是来自其他部局、其他官厅、企业等地的文件，正式的起草文件、用于会议的讨论文件以及参考资料等，这些都是要保存相当长时间的资料，在这个意义上来说，它们是具有作为库存品性质的文件。除此之外，谈判、调整以及事务联系等则都是通过口头进行的。
但现在回想起来，我认为其中相当大的一部分都能够书面化。即使是马上就失效的流动信息，也应该用书面形式来处理，而不是用口头或电话来处理，因为用书面形式进行处理的效率更高。
a．首先，让对方提交篇幅在一页纸以内的极其简单的要旨，这个要旨的字数要控制在几百字左右，内容就是“主要是哪些事情”。
b．如果只提交要旨，肯定是不够的，因此，接下来我会简单地提出问题，让对方按照我所指定的格式写上回答。
在我曾经的工作方式中，相当于a、b的部分是使用电话进行的。对方会先打来“关于××事，我想去你们那儿进行说明”的电话。因此，我们之间关于内容会有一个简单的应答，这个应答的结果我得自己做笔记（当时没有传真，所以只能这样做）。
如果采用上述方式，那个笔记就需要让对方准备。由此，我不仅能够节省做笔记的时间，而且不用跟对方统一时间就能进行a和b的工作，b的提问笔记由我来写。这些提问原本是要通过电话来问的，这里就不会花费多余的时间，并且，这样做还有能够明确传达提问事项的优点。
与部下联系时，也可以采取同样的方法。我的指示和提问以简单的笔记的形式递交给部下，部下的报告和回答也以笔记的形式传送给我。另外，讨论的记录等我也会让部下记录下来。
进一步推进上述原理，我认为，极其简单的日常联系事务也用书面形式进行的效率会更高。在很多的办公室中，电话留言都是通过便条来传达的。也就是说，我们要把这个方法进一步推广。
为了具体说明这个方法，我们先假设有电话留言条的情况。假设这张留言条上写着“××打来了电话，说是想设定关于××事的会议日程”。利用这张留言条，我们能够如下推进工作——
首先，给A打电话，确定日期，确定议题的详细内容，并将这个结果追加到上述留言条上，然后，使用这张纸向部下下达指示。在这张纸上我们要写上如下指示事项：“准备关于这件事的相关资料，也请B出席会议。”在这里比较重要的一点是，由于这张便条上写有A的名字、电话号码以及会议的日期及主题等，所以我们无须再一一重复。也就是说，如果最开始就有文件（说是文件，也可以只是简单的留言条），那么不用重复内容就能把信息传达给他人。
这与在第三章中所述的利用传真接收文件进行事务处理是一样的，由此我们可以节省时间。考虑一下这样做的效果我们就会明白，即使对方就在眼前，用留言条传达也比口头传达的效率更高。另外，当工作不是从外部打来的电话开始时，我们可以自己写张便条。
把便条交给眼前的对象，这在最开始可能不太好办。也许有人会说“你是不想跟我说话吗？”其实。这只是一种习惯。试想一下，如果我们在参加会议的过程中想与某人商量某些事项，也是要写在便条上交给对方的，等待对方的回复以在那张纸上追加内容的形式返回。实际上，只要将这种方式在与之类似的事情上推而广之就好。也就是说，将日常业务当作一种“留言条游戏”。
我们读“如何写商务文件”这类书就会发现，里面记载有好几种固定格式的文件。但是，这些文件都是用于发送到外部或者作为记录留存下来的正式文件。在这里我们需要思考的是，寿命更短的非正式文件。
在上述说明中，假设的是用电话与外部进行联系，而如果用传真进行，效率会更高。此外，当我们与同一事务所内的其他部门联系时，所有简单的记录都用传真发送，或者亲自给那个部门送去也许会比较麻烦。这个问题可以通过活用在本章（4）中所述的电子邮件得到解决。
据说，要想提高文件处理效率，我们就需要统一文件的规格。确实，如果事先确定好格式，会比较方便。另外，如果每个部门都使用不同的格式，那么有时候相同的内容就必须重写多次。在复印技术普及的当下，这就是重复性的工作。但是像上述那样的日常联系，我们只要将其书面化就能提高效率。另外，“什么样的格式比较好呢？”这也是由具体情况而定的。总之先开始工作，然后再慢慢找到合适的格式就行。
对于上司，我们也可以使用与上述相同的方法。不要从一开始就做详细资料的口头说明，而是应该先附上简单的说明，然后再提交资料。当然，如果只放下文件，会被认为很失礼吧。因此，如果能说“我已经写下了要点。我会给您说明，您有时间的时候请叫我”就好了。如果能坚持这样做，上司也会意识到书面形式的便利性吧（意识不到这一点的人原本就是无望的）。
如果能这样做，那么更简单的事务联系也能用便条进行。例如，如果是简单的事后报告，即使不面对面进行说明，也应该能用一张便条解决。
如果能将这个方法日常化，就没有必要为配合上司的时间而等待了。实际上，政府机关的大部分工作时间都是用于“等待”的时间。不仅是政府机关，在日本的其他组织中，“等待时间”也非常多。由书面形式所进行的时间差调整功能也许会显著改善这种状况。
另外，如果上司能以便条的形式进行指示，那么部下的工作被中断的情况也会消失，这个效果应该非常明显。
我在第三章中提到应该把电话转换为传真。在本章中我进一步推进，提出组织内部的日常联系也可以在很大程度上采用书面化。在这里，我来总结一下书面形式在时间管理方面能起到什么样的效果吧。
·无须配合对方的时间。即使各项工作所需的时间不变，由此也能产生几个效果。首先，免去了等待的时间；其次，工作流程不会被对方的行为所左右，自己能够控制。也就是说，能够防止第二章中所说的“中断综合征”。最后，统一做类似的工作，能够节省时间。
·能够马上阅读自己认为重要的部分。这一点源于随机存取和按序存取的方式。“随机存取”是指，如唱片的唱针落到任意的地方，听者就从唱针落在的地方开始听那样，我们能直接到达目标位置。而像磁带那样，如果不是从一开始就按照顺序听，就难以到达目标位置的方式就是“按序存取”。
只要我们采用书面形式，就能做到随机存取。文件和资料我们没必要从最开始阅读，从需要的地方开始阅读就可以。如果能够做到随机存取，对于接收方来说，就能产生极大的节省时间的效果。
与此相对，如果采用口头交流的方式，那么就无论怎样都会变成按序存取。磁带可以快进，但听取不得要领的人的口头报告，简直连快进都不能减轻困扰。虽然采用问答方式进行推进，能够做到某种程度的随机存取，但与采用书面形式相比，效率还是要低得多。
·无须重复同一内容。采用口头形式进行联络时，如果想要将事务的处理交托给他人，就必须重复相同的内容并传达给对方，而采用书面形式进行联络时，只要把书面材料交给对方就能好。
如上所述，采用书面形式的益处非常大。很多人认为“制作书面文件需要时间，为了节省时间应该用口头联系”。但事实与之相反，“正因为没有时间，才采用书面形式进行联络”。如果以组织内的时间管理为目标，书面形式的适当活用就是关键点。一旦知道采用书面方式的便利性，你就会明白口头联系多么不合理，你肯定会大吃一惊。
另外，采用书面形式进行联络除了具有节省时间的优点，还具有如下优点（最初的两点作为传真的优点，已经在第三章中讲过）——
·“一不小心犯的错误”和“说了、没说”问题不再发生。在很多情况下，口头进行的报告和指示的内容都模棱两可（将谈话录下来重新听一遍就能清楚地知道这一点）。使用日语时，由于日语的主语不明确，这个问题就会放大，有时甚至会出现不清楚所要完成的工作的主体的情况。
当然，并非在任何情况下都是使用书面形式更好。希望面对面的口头交流的情况也有很多。下面来列举一些情况。
a．相互间的即时通信比较重要时。用于产生新想法的头脑风暴就相当于这种情况。另外，在工作内容复杂的情况下，如果不能立即提出问题，工作就无法向前推进。因此，在很多情况下，我们不仅要看书面内容，而且还要听取口头说明，这样做更高效。此外，通过面谈，边探听对方的想法边进行谈判也是比较常见的。
b．需要传达真心话和机密事项时。由于书面内容会留存下来，因此具有被非特定人阅读的可能性。因此，有时书面形式不适合传达真心话和机密事项。
c．为了强制工作。这一点没有被大多数人意识到。如果是书面文件，因为不需要立即得到回复，所以存在文件没有被及时阅读、指令没有被执行的危险。如果对方不在眼前，人就容易懈怠。我在利用电子邮件进行共同研究的过程中发现了这个问题。要想强制进行制作资料或者阅读传阅的资料等工作，就要设置研究会，明确规定截止日期。
d．为了封锁通信。如果采用书面形式，有时文件接收量过多，会超出处理能力。当采用会面形式时，如果有先来的客人，后面的客人就没法获得见面机会；如果电话正在通话中，电话就会打不通。然而，由于采用书面形式没有这种制约，因此存在文件接收量庞大的危险。也就是说，矩阵会在此方这一侧形成，而不是在彼方那一侧形成。
如上所述，现实生活中也有采用口头形式更为便利的情况。因此，我并没有说所有的交流都要采用书面形式。我想说的是如下三点——
如果再重复一下上述内容，我要说明的一点就是要做到书面与口头之间的平衡。但实际上，只靠习惯和惯性区分使用书面和口头的情况比较多。
不需要回答的单方面的通知或者针对咨询的简单回答等也只是出于习惯用口头形式进行。其结果，为了寻找对方或者等待对方的到来而花费时间的情况非常多。
首先，我们来看一下在a中所看到的“相互即时通信”。这是否有意义，会根据对方的水平及准备的程度而有所不同。即便是接受采访，有时我们会受到启发，有时则完全是消磨时间。头脑风暴也是这样。虽说“三个臭皮匠，赛过诸葛亮”，但在毫无准备的情况下聚集在一起，最后只会以闲聊终结。虽说在很多情况下我们很难采用书面形式进行谈判是事实，但在口头联系中所产生的不准确性和模棱两可的情况，有时是非常危险的。
问题最多的就是在b中所看到的“真心话”和“机密事项”。非正式的真心话反映了实情，正如在下一节中所述，这是日本式组织的特质，关于书面与口头的区别使用，这一点提出了本质问题。在讨论这个问题之前，在这里，我想先指出如下三点：
第一，书面文件的内容通常不会马上公开。实际上，由于电子邮件具有亲自书写性，因此能够传达真心话以及机密事项。第二，需要客观判断什么是真正的机密事项。将无须作为机密的事当作“这件事我只在这里说”“要保密的事”“处于尚未公开阶段的事”，而想要将其当成秘密的倾向比较强。第三，只是想要逃避责任而选择采用不会留下证据的口头联系的情况也比较多。
在c中指出的“工作的强制”在某种程度上也是根据项目的推进方法而定的。如果工期比较紧，采用书面形式让对方遵守期限也不是不可能的（实际上，在与国外合作的联合研究项目中，大部分的联系都不得不通过书面形式进行）。
d中提到的溢出问题在很多情况下反映了工作过多、超出处理能力的现象。在这种情况下，也许有必要控制工作量本身吧。但是，这里也包含了书面形式的本质问题。关于这一点，我想在本章的最后部分进行讲述。
此外，也许有人会抱有这样的疑问：“在电视时代成长起来的一代会喜欢采用书面形式吗？”事实上，我们只要看一下电脑通信讨论会(1)的盛况就会明白，这种担忧恐怕是不着边际的，不喜欢书面形式的人其实是持“腹艺”至上主义的老一代人。
在日本的组织中，通过书面表达的“场面话”只不过是形式，在很多情况下它们甚至源于虚构，而反应组织运动的实际情况的是“真心话”。
在内部成员之间，由于“不要说那么生硬的话”的规则，场面话很容易被忽视。因此，如果忠实地按照书面上的规则办事，在很多情况下会出现“诚实的人显得比较傻”的情况。另外，一些不成文的规定却严格支配着组织成员。而且，如果彼此之间不是能“推心置腹”的关系，那么是无法看到这些规定的。这些规定在很多情况下是对合理规则的否定，也是对既得利益者的现状维持愿望的反映（因此没有成文）。
外部的人不会明白组织的真正规则。我横向走过了日本的纵向社会（重视身份和上下级关系的社会），所以养成了一种以局外人的眼光来看组织的习惯。我对日本式组织的这种特质深恶痛绝。外国人看日本社会，批判日本社会封闭、不透明，我认为这种批判完全是合理的。
第一是日本组织中的书面用语和口头用语的区别使用与上述组织原理密切相关这个事实。前文我已讲过，即便受限于日本式组织的特质，我们书面化联络依然有很大的余地。但是这种书面化存在一定的限度也是事实。如果组织的规则不能变得透明，不能明确规定个人的责任和权限，那么我们就难以实现以书面为中心的工作推进方法。
我想说的第二点是，当前的客观条件开始逐渐变得不利于日本式组织。关于这一点，我接下来会进行讲述。(2)
在欧美式的办公室中，个人的空间是独立的。因此，在很多情况下，即使是与旁边的人进行简单的事务联络，也要通过便条的形式进行。与此相对，日本的办公室是大房间形式的，此外，至少在一个组中，没有固定的职务担当，职务担当的确定是根据具体情况的不同发生变化的。而且，大部分的联系和意见沟通都是通过口头进行的。
将内容写到文件中，并使内容含混不清，需要相当高的技术。政府文书写作技术的真髓确实在于这一点。以发生重大事件时的应对为例，总结该技术的精髓如下：
1．是争取时间的借口。一般人都认为政府的事务处理需要时间，但这是对外部而言，政府内部的信息传递非常迅速。因此，实际上政府内部早已知道这件事已经发生。却宣称“官方目前还不清楚”，这样说是为了争取时间（过些日子，也许媒体会忘记）。即使是整个日本的所有人都知道且引起轰动的事件，政府一方也需要有厚着脸皮重复这句线．表明对这件事的官方看法。但比较重要的是，使用“如果是事实”这样的假定形式。也就是说，这里只展现形式逻辑，而避免判断是否真的糟了。“避免了”才是实际的效果。
3．所谓“迅速”的时间范围实际上是无限的。实际上，“暂时”甚至会持续几十年，这在行政中相当普遍。另外，也要注意，在这里只说“调查”，并没有答应采取具体的行动。
4．是唯一提到应对方针的一点。然而，“妥善处理”只不过是努力表明“尽量力所能及地去做”。“妥善处理”的近义词有“积极应对”“慎重讨论”等，这些都表明实际上什么都不做。
这样一来，就完成了保证将来的行动完全不被束缚的答辩。发生重大事件时政府的官方意见一定会遵守这个原则，而对这个原则的忠实程度堪称完美。
日本式组织的优点当然也是存在的。日本式组织对于培养被认为是日本企业强大源泉的从业人员的一体感以及团队精神起到了相当大的作用。另外，没有死板地决定个人的职务担当，从灵活应对的角度来看，这一点也是值得肯定的。
日本式组织在用书面形式进行事务处理方面是个很大的障碍。并且，决定书面和口头的相对优势的基本条件因为如下两点产生了重要变化
第一是产业结构的变化。通过比较简单的技术进行批量生产时我们比较需要团队精神。但是，今后日本的主导产业会向强烈要求革新性和创造性的产业转移。因此，在组织中，不再需要强调同质性，而是要重视从与不同性质的成员接触中产生新的想法。要做到这一点，将联系方式转换为书面形式是必不可少的。拿
4）中所述，传真和文字处理机等事务的技术革新正朝着提升书面形式的优势的方向发展。在这样的环境下，依赖口头联系的日本式事务处理方式的落后会变得越来越明显。例如，如果不是在对身旁的人也用便条形式进行交流的组织环境，电子邮件也是难以被运用自如的。日本白领的生产率非常低的原因就在于组织内部的沟通过于依赖口头联络，这个问题也许今后会越来越严重。
我在前文中已经讲过，采用书面形式进行沟通更高效。但讲课也是口头的沟通，这也是无用的吗？是不是不去上课而待在图书馆里看书自学更好呢？
第一，具有相互沟通的优点。如果是讲课，学生能够马上提问。老师也能做一些解答，比如一边看学生的反应，一边重复讲解学生难以理解的地方等。但如果是书，就做不到这些（只不过，日本的学生不怎么提问。如果只是被动地听课，还不如读一些能够通过随机存取的方式只阅读想要了解的部分的书，这样做效率要高得多）。
第三，能够展现思考的过程。在经济学中，为了进行说明，我经常会使用图。在讲课的过程中，由于我会逐渐完成一幅图，因此能够显示绘图背后的思考过程。但是，书中只能记载已完成的图，因此很难说明思考的过程。
另一点虽然没怎么被指出，但我认为比较重要的是，老师出错所产生的教育效果。我作为学生，看到过好多次老师出错的情况。每次我比较感兴趣的就是，老师会在哪个地方注意到错误，然后如何修改。老师在进行计算时，一般会在计算的中途，而不是算到最后才发现错误。看到这种情况，我们就会明白如何在计算过程中进行检查。另外，在修改错误时，很多情况下老师都是从想要导出的结论中逆推回去，这样我们就能明白推论的过程。图也是一样，有时会因为弄错了尺寸等，而表现不出想要说明的地方。看一下老师的修改过程，我们就能很好地明白隐藏在图背后的思考过程。
就像这样，一旦老师出错，学生的思考就会显现出来，这对学生来说是难得的机会。如果一直看书，就没有这样的机会。老师修改错误期间，一般情况下，很多学生的视线会离开黑板，事实上，这样就会错失一个千载难逢的机会。
考虑到上述情况，我们也可以说，不出错的讲课对学生来说并没有那么大的教育效果。这样的讲课，还不如看书的效率高。虽然也有广播讲座和电视讲座等，但在这里讲师绝不会出错。因此，这种讲座搞不好会同时具备讲课的缺点（不能随机存取）和书的缺点（无错性）。
3）重新认识会议会议的目的是什么？重新认识会议的存在方式并将其合理化也是组织的时间管理方面比较重要的课题。这正如很多时间管理方面的书所强调的那样。如果你问上班族：
第一是审议，即利害关系的调整与决定，这是会议的本来目的。第二是头脑风暴，即从与会者的讨论中产生新的想法或者问题解决方案等。这一点是通过书面进行交流很难做到的（虽然不是不可能）。以这些为目的的会议并不是浪费时间，而是工作本身。然而，实际上能划入这个范畴的会议相当少。绝大多数的是如下的会议：
“定期业务汇报会”之类用于进行汇报、说明的会议。这类会议的重要程度须视具体情况而定。从接受说明的这一方来看，能够通过会议获得信息，有时甚至还能了解通过文件难以得知的真心话。但是，他们未必总能获得有用的信息。通常情况下，汇报者都会假想与会者的平均水平然后进行汇报，因此对于非常了解情况的人来说，这样的会议就是浪费时间。
也就是说，想推卸责任，“这不是我决定的，而是会议决定的”。在旧式组织中，这样的会议极其多。说是“集体决策、参与决策”，听起来好听。但是，甚至出现了“为了梳理会议的会议”，并且如果会议的结论是诸如“需要继续探讨”之类的话，那么这样的会议简直是滑稽可笑。·
即确认其是组织中的一员的仪式。如果这样做能培养团队精神、提高生产率，这种会议挺好的。但如果是出于诸如“因为不见面会感到不安”这样的原因就不好了。如果是出于这样的原因，日本企业就会在国际竞争中失败。·
有的会议从“确认上次议事录”开始，会议进行过程中很多与会者一在分发的资料中发现错字，就兴高采烈地发言。与这种时间机会成本为零的人打交道，而浪费了宝贵的时间是让人难以忍受的。·
“因为是定期会议日，因此必须要开会。为了保证会议时间，一定要准备议题”，如果是这样的会议，那么这个组织将濒临灭亡吧。我的失败
由于笔记本电脑是耳目一新的工具，因此理所当然地引起了大家的兴趣。会议结束的时候，好几个人都聚集过来了。
“会议的大部分时间都浪费在资料说明上”，这简直是愚蠢透顶。仔细想想，为了听取汇报而齐聚一堂，这难道不是没有复印机时代的遗物吗？而现在很容易就能复印，因此很多汇报应该可以通过复印来完成。此外，使用电子邮件的一齐同报功能（将同一内容的邮件发送给多人的功能），就能极高效地传达信息。企业内的电子邮件会使大部分会议变得不再有存在的必要吧。
前文已经讲过，用于审议、决定的会议非常重要。但是，实际上在很多情况下，重要的事项会在会前的疏通中决定，会议只是对此项决定的认可。如果是这样，我们就应该更改组织的规则，以明确权限，使大家不用聚集到一起就能解决问题。让不相干的人参加会议，反而只会使事态复杂化。
——会计局的会议说起大藏省的会议，大家也许会想到讲究排场的形式性会议吧，但让我吃惊的是会计局（负责预算的部门）会议的简捷。会计局会议只由次长、主计官（科长）、负责人三人进行也是常有的事。并且该项会议汇报简略，决断也极其迅速。这是因为时间限制比较严格，所以不能拘泥于形式。由于出席者被严格限制，与会过程中没有过多不必要的讨论，因此会议很快就结束了。
即便是联合研究项目，我也会把召开研讨会的可能降低到最低限度。从我的经验来讲，我认为有必要将大家召集到一起的只有如下两种情况：第一是在工作开始阶段的头脑风暴；第二是为了让大家遵守工作的最后期限，或者强制性地让大家阅读其他成员的论文的集会。除此之外的事情基本上能用传真或者电子邮件代替。
4）电子邮件时代的事务处理提升书面优势的技术进步在很长时间内，两地之间的联系都是通过书面形式进行的。由于电话这种即时通信手段的普及，在过去的几十年间，口头联系的优势得到提升。但当前的技术进步正朝着提升书面联络的优势的方向发展。
第一，复印机的普及使文件的复制变得容易。由于复印机在口头联络中无法得到运用，因此间接地提高了书面的利用价值。
第二，传真和电子邮件使针对遥远地方的文件的即时配送成为可能。由此我们就解决了采用书面联络方式的一个很大的缺点，即延时的问题。
如前文已提到的那样，如果我们在事务联络中使用书面形式，就没有必要在之后的事务处理中重复联络事项。如果使用电子邮件，效率将进一步提高。关于这一点，下面我用
·然后参加者看书信里面记载的日程安排，给旅行社打电话，咨询航班的座位情况、起飞时间。将旅行社的回答写在纸上。另外，委托旅行社预订宾馆，并记下宾馆的名字、电话号码等。
·给会议主办方以及旅费的赞助商写信，将行程抄写下来寄过去。即使是联络了好多次，也必须每次都抄写。
如果是传真，我们就能够复印接收到的文件进行利用，但不能编辑。通常情况下，由于每项程序都规定了相应的格式，我们不能原封不动地使用复印的资料，因此，我们仍然需要重写的时间。实际上，由于这种事务上的程序，我们要抄写好几份内容相同的文件，这种事是极其常见的。此外，由于处理部门的不同，提交文件的格式也有所不同。因为文件的内容是一样的，所以我们完全是在做无用的工作。
·从这个文件中剪切、复制关于会议日程的部分，加上若干说明文字，将其制作成新的文件，然后用电子邮件发给旅行社。
·旅行社针对这份文件的回答以通过将航班、住宿地点、联系方式追加到日程表中的形式被转发回来。因此，就自动完成了行程表。
·由于需要走组织内部的程序，因此要将所需的部分从行程表中剪切出来并复制，做成新的文件进行提交。如果需要纸质的文件，就将其打印出来。
·复制行程内容并用电子邮件将其发送给会议主办方和旅费的赞助商。即使需要发送多次，也只需简单地修改一下内容就能做成新的电子邮件。
电子邮件具有亲自书写性，并且能够让我们知道对方已经阅读过该文件，这确实克服了传真的缺点，但电子邮件最重要的优点是将文件处理纳入了电脑系统。
因此，如果我们能将需要处理的大部分信息电子化，那么信息处理事务就能飞速合理化。也许有人会认为：
我们一天中相当多的时间都耗费在通勤上，这种时间损失实在不能小视。如果我们想要节省时间，就要设法缩短通勤时间。如果通勤距离较长，那么好不容易到办公室时就已经筋疲力尽，也无法专心工作，这将不再是个笑话。然而，虽说可以
为了制造产品，工人必须集中到工厂，这是显而易见的事情。正如经济史的教科书所教的那样，这才是近代工厂式制造业的基本性质。但是，关于信息处理工作，我们是否也有必要聚集在一处呢？如果是在几年前，提出这样的疑问本身就是荒谬的。因为用电话进行的沟通交流是有限度的，而将文件运到遥远的地方又费时间，但是现在由于电子邮件的普及，客观条件发生了很大的变化。
“在家办公”。这个想法就是允许员工通过对电子邮件的利用，把自家或者休养地当作办公室。这并不是仅停留在思考层面的阶段，而是正在实施的阶段。有好几种相关的杂志都已经刊行了这种做法。事实上，在地价比较高、通勤问题比较严重的日本，在家办公的做法是更应该被认真思考的问题吧。另外，这也比较有利于活用家庭主妇的劳动(4)。尽管日本女性受教育的水平比较高，但她们在育儿期从工作第一线退下来的情况是比较常见的，在家办公也许能改变这种状况。
此外，如果能通过可随身携带的电脑和手机的组合，在外出地点进行电脑通信，那么就能将任意地点当作办公室。在美国，
以上所有的事情都可以通过电话线路网来实现。根据使用方法的不同，我们用现有的技术和设备，能够交换惊人的信息，至少在文字和数字方面是这样的
但是，在现实中，这种潜力基本没有发挥出来。因为在现在的日本，能够通过电子邮件进行通信的对象是极其有限的。由于对方没有加入网络，大部分的接收文件都变成了从传真中输出的纸张（虽然可以把传真接收文件保存到电脑里，但由于传真接收文件会变成图像信息，因此我们无法编辑，并且会占用内存容量）。
传送文件也是一样。如前所述，如果对方能够用电子邮件接收原稿，就会非常方便。尽管如此，大部分的杂志社和报社都只用传真接收原稿（虽然关于书的原稿，软盘交稿比较普遍）。
在网络中，只要对方没有加入，那么无论我们怎么努力传递信息都无法发挥作用。这与文字的效用是一样的。如果对方不阅读，我们就不能通过文字传递信息，如此，文字的利用价值就会大幅度下降。
“多媒体”。据说只要以此为题开演讲会，就一定会出现听众爆满的盛况。确实，在高速、大容量的通信网中，我们瞬间就能获得视频信息等，这是很棒的事。但是，如果是如上所看到的那种状态，那么无论布设多少光纤通信网络，都是无用的。某位专家曾经说过“到底用多媒体来做什么呢？这是个大问题，不过也许只是在做游戏吧”。没有什么能比这句话更能准确地描述日本当前的状况。
通信设施等硬件确实是必要的，但在此之前我们更需要的是能够熟练运用这些硬件的技术和体制。听到广泛流传于世的
“多媒体论”，我有种像是陷入了“在开设游泳教室之前，要先建一个极其豪华的游泳池”这样的花言巧语中的感觉。“建一个游泳池，就能学会游泳”这样的逻辑也不是完全错误的，但如果只是想学会游泳，那么用现有的游泳池已经足够。“多媒体狂躁曲”是一种想要让人们把钱用到硬件投资上的阴谋，这样说是否过头了呢？
由于在日本电子邮件还没有那么普及，因此这并没有成为现实的问题。但是，一旦很多人都能轻松地使用电子邮件，那么不太重要的电子邮件就有可能大量袭来。
我们要逐一应对这种情况会比较辛苦，还有可能面临埋没重要信息的危险（在很多的邮箱的设置中，一旦接收邮件超过一定限度，就会显示
“电子邮件是能让我们直接与总统或社长等高层取得联系的手段”。可事实上，以分为单位开展活动的他们是不可能直接阅读邮件接收到所有信息的。因此，进行“在中途拦截邮件，只将必要的信息呈报给上级”的操作是有必要的。一旦电子邮件被广泛运用，在组织内部采取这样的措施一定是不可避免的(6)。不过，这个方法帮不到没有秘书或部下的人。
我们也可以考虑将费用维持在一定金额以上。这乍一看似乎是一个逆行措施，但在信息泛滥的时代，要想让对方只传达必要的信息，也有不得不这样做的苦衷
1．组织内部的简单联络也可以在很大程度上从口头转换为书面。由此，节省的时间和调整时间差成为可能，我们能够实现高效的时间管理。
2．日本式组织过于依赖口头联络。考虑到产业结构的变化和信息技术的发展方向，这是个很大的问题。
4．电子邮件一旦普及，就能在电脑中连续地进行事务处理，因此效率将得到跨越性的提高。不过，仍然存在邮件的接收量超过处理能力的“电子邮件地狱”的危险。如何应对这种情况，将是今后的重要课题。
(2)权限的不明确性也与不以工作成果（输出）进行业务评估，而是容易根据与努力和认真程度（输入）进行业务评估有关，这也是内部社会的特质。
(3)并不是只有日本人具有想要通过会议确认连带意识的这种心理。赛姆勒认为，“人们很享受自己是团队中的一员这种连带意识，所以才召开会议”，并稍带讽刺地说“完全抹杀会议有违人类的本性，并降低企业效率”。但同时，他也讲述了几个用于使会议变得有效的有趣忠告。李卡多·赛姆勒（Ricardo Semler），冈本丰译，《赛姆勒主义》，新潮社，1994年版。
(5)在经济学中，图只能作为说明的辅助手段来进行使用，本质部分只能通过文字、数字、符号以及表格来进行表示。这不仅是经济学，也是很多领域的共同点。不过，在需要设计图的领域中，也许图是本质的东西。但即便是在那种情况下，视频也是不太需要的。虽然强调运用多媒体能够播放视频，但难道不是只有在娱乐性的用途中这一点才比较重要吗？
(6)有人认为，在电子邮件时代，中间管理者变得不再必要，组织的等级制度会崩溃。但是，在考虑信息过滤的必要性时，也有可能并非如此。实际上，尽管由于复印机的发展，针对多人的信息传达成为可能，但组织的基本结构并没有发生变化。不过，电子邮件的普及会使中间管理者的作用发生变化，这一点是毋庸置疑的。关于电子邮件以及组织的等级制度，请参照珍妮弗·萨克斯，“电子邮件这样改变公司”，
，1994年9月刊。(7)实际上，在邮件方面，这是我们已经经历过的事情。由于大量的直邮广告或者定期刊物被邮寄过来，结果需要的信件混杂在其中看不见了。因此，对于无论如何都想让对方关注的邮件，尽管没有必要尽早发送，但也只能选择快邮。我曾经在邮政总局的某次委员会上指出过这个问题，并提出希望能提高直邮广告的收费。很遗憾的是，我的建议完全被无视了。
明明只需五分钟就能完成的工作，结果却花了一个小时去寻找所需的文件，谁都有过这样的经历。事实上，如果只花一个小时倒也还好，但是很多人都有过这样的经历：无论如何也找不到需要的文件，到处找了好几天。这些事都很可笑。难道不能设法缩短这个时间吗？
在这里提出的方法是我经过长期的反复试验和失败之后摸索出来的方法，通过这个方法，我的事务处理效率得到了跨越性的提高。在著书时，我比较担心的是，这个方法的有效性是由我的工作特殊性所决定的。不过，好在这只是我杞人忧天。我从很多人那里都得到了
很多人按照内容对文件和资料进行分类，并将它们保存在橱柜中。按照这个方法，文件和资料在刚整理完的时候，摆放得井然有序，但维持这个状态比较难。此外，使用过的文件没有被放回原处，之后下落不明；由于没有时间特意去整理正在使用的文件，因此这些文件被不断堆放在办公桌上；或者即使有时间整理，我们也不知道如何判断应该把文件分类到哪个项目中的情况也比较多。保存在橱柜中的文件，即使失效了，也难以被轻易丢弃，就这样，橱柜里渐渐没有了存放文件的空间。这样一来，完美的秩序就会逐渐走向崩溃。
其实这个方法非常简单。由于我们不进行分类，因此只要是文件，就都能放进去。这样，一眨眼的工夫办公桌就能变整洁。但是问题在于，之后需要某个文件时，我们能否迅速检索到呢？如果只是将文件简单排列起来，我们会不会找不到呢？这也许是所有人都会感到疑惑的地方。
第二，即使是几个月都没有使用过的信封，按照时间顺序摆放后它们大致会被放在哪个位置我也基本上清楚。或者说，至少我知道，一个文件被放到哪个位置时，代表它
第三，按照内容给信封标上颜分标志，或者将类似的信封汇总到一起等，通过随时做这样的工作，我们很容易就能找到。
在我们完成工作的过程中，可能会有传真、信件等各种各样的文件来。要想不中断工作，就需要将这些文件的处理往后推。但如果这样做，我们就有可能弄丢插入进来的文件。因此，作为最低限度的应急措施，我们可以将这些文件放入信封，然后收纳到挤压档案中。·
“中断综合征”需要紧急处理突然来的工作时，我们就不得不暂时中断正在进行的工作。在这种情况下，我们需要把摊在办公桌上的文件归拢，将其放进信封，收纳到挤压档案中，以防止“中断综合征”的产生。如果可以，再在档案袋上贴上“工作做到哪儿了？”“还剩什么工作？”这样的便条。·
工作做到一定阶段，我们就可以按照“拙速原则”或者“休息原则”去做其他的工作。此时我们只需将成果本身和相关资料放入信封，然后收纳到挤压档案。·
这个笔记记录了原本应该在几个小时之内处理的工作，但有时也存在工作不能在当天处理完的情况。在这种情况下，我们可以用长尾夹夹住这些笔记，也可以将它们放进信封，然后收纳进挤压档案。第二天的工作就从打开这个信封开始。另外，这个信封可以是标有“×月×日未处理”标题的信封，里面汇总了所有当天未处理工作，如果只是将特定工作汇总在一起，那么也可以放入其他信封。此外，未处理的信封也可以有多个。通常的做法是将未处理的文件放入“未处理”的箱子，但如果是这样，文件就有可能越积越多，最终变得不可收拾，所以信封尽可能详细地分开比较好。就这样，挤压归档成了时间管理不可缺少的手段。作为将大脑中的短期记忆暂时保存在外部的手段，挤压归档极其高效地发挥着作用
只要不是经常联络的对象，我们就把他们的电话号码和住址写进日程表。另外，不要按照名字或组织保存名片，而应该按照时间顺序保存。只要在电话机旁边放一本大型号的笔记本，并将对方的电话号码写在这个笔记本上，就能自动做成符合超级整理法原则的电话号码簿。以上内容，我还在本书的第三章的一个小节“按照时间顺序整理的通信簿”中讲过。·
不要按内容区分软盘，而是按照时间顺序将所有的文件都放入同一张软盘里。当我们将文件保存在硬盘里时，也不要创建树结构的目录（文件夹）。此外，如果能给文件取个巧妙的标题，那么检索就会变得非常容易。·
不要用卡片或者活页式手账，将不同内容写在不同的地方，而是应该按照时间顺序依次写满每一个位置，这样我们能够比较容易地找到。关于这一点，将在第七章的（4）中再次讲述。“超级”整理法的效果
·能够大幅度节省寻找文件和信息的时间。因为按照一般的整理法没有被适当处理的工作文件按照“超级”整理法被放到了容易取出的位置。
·不再发生文件或笔记等丢失的情况。将搜索限定在一个口袋中进行即可。之所以会发生“文件到处找了好几天”这样的情况是因为我们无法限定搜索范围。如果按照挤压归档的方式整理，而书架上没有文件，就能证明文件确实是“没有”。一般情况下，证明“不存在”是很难的，挤压归档是做成这件难事的极其有力的方法。
·判断文件是否需要扔掉会变得容易。虽然判断是否需要扔掉文件比较难，但只要过了一定的时间，这件事就会变得容易。我们按照挤压归档进行整理时，如果放在右边的信封在一段时间内一次都没有使用过，那么这些文件已经失效的可能性就比较大。
·即使要保留旧文件，由于该文件会被挤压到右边，我们在检索文件时，也不会产生障碍。如果按照分类方式进行整理，旧文件就会变成干扰，检索的效率就会下降。
2）挤压归档的Q&A总之先着手去做关于挤压归档，我收到了各式各样的疑问。因此，在这里我要讲一下挤压归档的
（我的书房和研究室整体上相当杂乱。但是，只有收纳挤压档案的书架和办公桌总是收拾得很整洁，它们才不会成为工作时的障碍。整个房间的收拾等到有时间的时候再做就好。）
“无法开始尝试”的人会想着“首先我要创建一个井然有序的体系”，而后再摆好架势。正因为他们意气风发地想要全面改革文件系统，所以才不能开始。这背后存在这样的认识：信息是比较重要的，要永远保存。然而事实上，现在大部分的信息都是流动且会消失的，也就是说信息是具有一定寿命的、流动的。
在很多情况下，信息的重要程度及其定位，是我们一开始获得这些信息的时候所不清楚的。在处理这些信息的过程中，我们才会逐渐明白。因此，我们应该先将信息在统一的范围内按照时间顺序进行保存，等有时间的时候，再根据需要进行分类，除此之外别无他法（
“超级”整理法是这样一种机制，即“总之先着手，在做的过程中就逐渐形成了一种秩序”。上智大学的渡部升一教授评论道：“‘超级’整理法是这样一种方法，即越是继续整理，范围就越会缩小，最后形成一个系统。”(3)
“称为终极整理法的方法每隔几年就会出现，但实际上它们无法在实践中被使用。将文件不断地堆在办公桌上才是最好的方法。”其实堆在桌子上这种方法与“超级”整理法是一样的。放在最上面的是新文件，该文件就是工作文件，虽然放在下面的文件不容易被取出，但我们不需要使用这些文件的概率也比较高，因此也没有关系。此外，大致估计文件“也许在这里”，然后抽出文件就是按照时间顺序进行检索。我的建议只是把横着堆积的东西竖着堆积。由此，检索和废弃文件都会变得容易。希望大家能摒弃“这肯定是麻烦的方法”的成见，马上采用这种方法。
“超级”整理法的说明文章，但是插图中描绘着相当厚的信封的这种情况比较多。可能这是源于他们出于对“将相关资料全部都汇总到一个信封里”这一点的设想吧。但如果是这样，我们的整理法就不能很好地发挥作用，因为单是寻找信封里的资料就相当花时间。再重复一遍，先收纳归拢到一起的文件。如果想汇总相关文件，有时间的时候再进行就行。
如果将文件按最小单位进行汇总，扔掉也会变得容易。如果信封里装了很多文件，那么即使其中的一部分文件已经失效，我们也没法扔掉这个信封。如果是小范围内的汇总，那么我们只要看一眼标题就能扔掉。
要想按最小单位进行汇总，就需要我们毫不吝惜地使用信封。而且，要做到这一点，我们就希望能有成本几乎接近零的信封。对此，我都是用已经使用过的信封。但我听说，书发售后不久，文具店里方形
乍一看，似乎这样更合理。我自己也在相当长的一段时间里都采用这种方法。但是，从我的经验来看，这个方法不行。即便是对于
“必须按一定的规则起个规规矩矩的标题”，这也许是很多技巧书所带来的弊害（电脑不会产生这样的问题。如果不事先确定合适的规则然后再起标题，检索就会变得麻烦。相反，如果标题起得好，检索就会变得非常快）。
在挤压归档中，使用过一次的文件不会放到原来的位置，而是按最新的顺序（左端）放置。我也曾有过这样的提问
“扔掉某份文件的第二天，又发现还需要用到这份文件”，这是“墨菲定律”之一。这对任何人来说都很恐怖。因此，文件才难以被扔掉。不过比起这个，我倒更想批判“市面上能看到的文件整理法虽然都强调扔掉失效文件的效用，却没有提出具体的操作方法”。
值得注意的是，扔掉文件也不一定要从右端开始。实际上我们尝试一下就会明白，在到处搜索所需的特定的文件的过程中，发现了已经不需要的文件，然后将其扔掉，这种情况相当多。按经济评论家德久芳郎氏所说的适当的命名来说，就是随时
——大藏省中的文件管理的实况“扔掉文件！”这是很多贤人的建议。赛姆勒说：“回想一下通用汽车公司的传奇性领袖艾尔弗雷德·斯隆的话‘扔掉这个，我可能遭受的最坏的结果是什么？’”并且，赛姆勒鼓励道，“只要结果不是开始颤抖，或者出冷汗，或者呼吸急促，就放心扔掉吧。”①
在国会的预算委员会上，坐在政府委员席的最前排的局长回头看坐在后面的科长。科长回头看站在后面的我。我一回头，只有墙壁。即使现在想起来，这依然是让人汗毛直竖的瞬间。
①李卡多·赛姆勒（Ricardo Semler），冈本丰译，《赛姆勒主义》，新潮社，1994年版。
3）大脑生理学所支持的合理性依然大量存在的“不为人知的超级整理派”正在使用时间顺序整理法的人相当多，这一点我在提笔写这本书的过程中就已经知道。特别是对于名片与书信，还是按照时间顺序进行保存最为高效，在忙碌的人群中间，有这种想法的人是比较常见的。因此，我将他们命名为
“超级”整理法》出版发行后，我才知道很多人都曾是超级整理派。据说东京大学的吉川弘之校长也说过：“书中建议‘不要考虑内容，将所有的文件都从左开始放置’，我有段时间也是这样做的。”(5)这就是挤压归档本身。但吉川弘之校长最后说“我的秘书向我抱怨‘我讨厌这样做’，因此我就放弃了这种整理法。如果一直是我自己去整理，也许会坚持那样做的”，真是太遗憾了。
“以前我尝试过类似的方法”。有位读者告诉我，很久以前在东京教育大学有人教过这个方法。另外，YKK拉链的创始人吉田忠雄氏好像也提倡时间顺序整理文件的方法(6)。我还听说，某个企划公司的社长从很早以前就开始实行按时间顺序的文件整理法，他还向员工推荐了这个方法，他读了我的书之后，终于拥有了自信：“这个方法果然是正确的。”
按照时间顺序整理文件的方式已被人们广泛实践过，由此可以推测，这种方法并不是单纯的一时兴起，而是具有实质上的意义。
实际上，按照时间顺序整理文件的方式好像与大脑机制密切相关。据文理信息短期大学教授增川重彦氏的书评所述，
野生动物在保持当前一贯性的原则下将白天每时每刻获得的信息不进行分类并按照时间顺序进行保存，而在没有外敌入侵危险的夜间，它们会赋予这些信息以意义，并进行取舍，然后将需要的信息转存至长期记忆。在这个过程中，没有被转存的信息通过遗忘被消除。
信息的分类是通过这样的过程自然而然完成的。我认为，正因为人们从最开始保存信息的时候就想对它们进行勉强分类，因此才会产生问题。
作为提高脑力工作效率的诀窍，如何有效利用为数不多的工作记忆是非常重要的。这是应该更系统研究的课题，这一点我将在第七章中再次讲述。
2．挤压归档就是指将文件按最小单位进行汇总然后放进信封，并按照时间顺序进行排列。这样做能很好地发挥作用的原因如下：
4．“超级”整理法的基本原理是“一个口袋原则”和“按照时间顺序整理原则”。这两个原则也可以被应用于名片、电话簿、笔记的整理。
1994年3月23日期。(2)此外，对在第七章的（4）中所述的便条收纳也比较有用。如下所述，本来集中写到一个记事本中比较好。但实际上，有时不得不写到纸片上。为了使纸片不遗失，将其放入信封里，然后保存到挤压档案中。
Marie Claire，1994年7月刊。(5)对谈“《‘超级’整理法》的奥义”《中央公论》，1994年3月期（吉川弘之氏与笔者的对谈）。
(6)《日经Anthropos》，1994年5月期的文章中冈本三宜氏的线)《日本经济新闻》科学栏，1994年3月16日晚报。此外，
我在第一章、第二章中就时间的分配进行了讲述，在第三章、第四章、第五章中就节约进行了讲述。按家庭计划的情况来说，“分配”就是指将所得到的月薪分配到伙食费和服装费等事物上的支出项目，“节约”就是指削减浪费性开销。但是，仅靠这一点，所能取得的成效是有限度的，而如果能增加收入本身，事态就会发生很大变化。可是，关于时间，难道我们就不能超出二十四个小时的限制吗？“那是不可能的”“一天二十四个小时是平等给予每个人的绝对的限制”，也许你会说这是常识。然而，事实未必如此。
在本章中，我将讲述把一天变为四十八个小时而不是一个小时的技巧。这个技巧的要点就是买他人的时间、分享他人的时间，以及取回被他人使用的自己的时间。此外，间隙时间的有效利用也绝不可小视。
萨缪尔森的经典著作《经济学》中有这样一句话：“即使是打字速度比较快的律师，也还是雇一个打字员比较好。”我们把这个例子中的律师换成教授，来简明易懂地说明一下吧。
假设教授一个小时能写10000日元的稿件（教授写稿的目的不是为了稿费，这样举例只是为了便于说明）。并且，教授能以比打字员快两倍的速度进行打字。假设打字员的时薪为1000日元，教授工作的时间为八个小时。
b．用八个小时写稿，得到80000日元的收入。此外，将打字委托给外包的打字员。由于打字所需的时间大约为两个小时，因此要支付大约2000日元(1)。因此，减去打字的费用，教授最终获得了大约78000日元的收入。
为什么会这样呢？原因是教授从打字员那里买来选择a中一个小时的时间，然后将这一个小时的时间用来写稿好。也就是说，买来一个小时并将之换算为自己的工作时间所需的成本（当前的市价是2000日元）与自己工作一个小时所得到的收入（10000日元）进行比较，如果前者更便宜，买时间就会变得有利。
在上述例子中，假设教授将打字工作外包——聘请了一位全职打字员。可是当时教授将打字工作委托给打字员之后，他发现自己的打字速度更快。如果性急的教授又难以忍受打字员的打字速度慢，就会自己开始打字了。
这就造成了双重意义上的浪费。付给打字员工资，却什么工作都不让对方做。这显然是一种浪费。实际上，即便打字员的打字速度比自己慢，也还是将打字工作委托给打字员比较明智。
但是，在现实生活中，正在做与①相同的事的企业非常多。以“如果将工作委托给部下，效率会降低”为由，什么都想自己做的科长与不把工作委托给打字员的教授是一样的。乍一看他们似乎正在做合理的事情，实际上这对组织并没有什么好处。
即使效率稍微有点低，但还是委托一部分工作给他人去做比较好，企业正是出于这种判断，才雇用了各种各样的员工，不能活用这一点的上司就没有履行作为上司的职责。上司有必要转让权限，将工作委托给部下。即使自己干活的速度比部下快，也有必要这样做。这就是我们从上述例子中得出的结论（如果转让权限，工作就有可能从自己身边溜走，由于比较担心这一点，因此我不能将工作交托给部下，这样想的人也比较多，但是这在我们的讨论范围以外。另外，在现实生活中，工作质量也会成为上司担心的问题。在与外部的谈判等事项中，不能将工作放心地交托给部下，这种情况也是存在的吧。实际上，这种工作才是科长应该亲自做的）。
在上述的例子中，时间以“打字员的服务”的形式被购买。在现实生活中，像这种以购买人的服务的形式购买时间的情况相对较多。但是，除此之外也有其他的形式。购买电脑、传真机、复印机等办公设备，或者安装一条专用的传真线路等就属于这种情况。只要市场上这些设备的功能有了提高，就应该立刻扔掉旧设备，购买新设备。
利用付费数据库服务也是购买时间的一种形式。考虑到能够节省剪下报纸或者到处找资料的时间，所以即使使用费比较高，我们也应该积极地购买这种服务。另外，即使知道自己有这本书，但比起花时间去找还不如再买来一本更好。
“购买通勤时间”，即实现“工作单位离住处很近”。从原理上来说，这确实是有可能的。但遗憾的是，大城市的地价太高，对大部分人来说，这个选择可能不现实（但是，“根据需要利用离工作地点比较近的宾馆”这个方法也许还有商讨的余地。此外，我在第四章中所述的在家办公是在地价比较高的大城市实现工作单位离住处很近的重要手段。另外，所有人都能马上购买磁带录音机实行我在本章的（3）中所述的方法）。
买时间需要钱，委派部下需要地位。但你有可能不是有钱人，也有可能没有部下。这样一来，我们是不是依然不能把一天变成二十四个小时以上呢？未必如此。因为在很多情况下，时间都是被无偿交易的。如果我们能想到好方法，就能“分享”他人的时间。这样，即使是既没有钱也没有部下的人，也能增加时间。
所谓“从他人那里获得时间”，用通俗易懂的话来说，就是“请求他人”。但是“把工作硬推给他人”是不行的。即使第一次这样做很顺利，第二次也行不通，我们有必要思考用什么样的方法从他人那里获得时间。
其实，最有效的方法就是“请教他人”。例如，关于电脑的使用方法等，如果自己从头开始阅读使用手册，会很费时间。我们可以向能熟练使用电脑的人只请教必要的点。不仅是电脑，请教他人可以将此前令我们束手无策的问题很容易地解决。
人类本来就有传授知识的本能。因此，这不完全是对他人的时间的剥夺。此外，传授知识的人在这个过程中也学到了很多东西。教师会通过教学来自我学习，虽然偶尔也有教师把讲课或研讨会的工作委托给研究生，但这种教师不懂得学的价值。
·福尔摩斯曾说过：“打听出自己想知道的事的秘诀在于让对方对自己所说的事提出异议。”也就是说，要刺激人的“让我来告诉你真相”的本能。在“四个人的签名”事件中，他想要问目标船的外观，于是他问船主“这是旧的绿色的船”，结果引出了“不，那是新的黑色的船”的回答。事实上，福尔摩斯的很多技巧都能应用到日常生活中，这是其中的一个典型例子。
只要运用这个技巧，你就会发现，当我们想要问忙碌的人（A）有关时间管理的技巧，像“您是如何管理时间的呢？”这样的发问是不行的。可以说：“B好像是这样做的，不愧是B，真是佩服。”而由于B是A的竞争对手，所以也许A会告诉你一个更好的方法。
获得他人的时间的另一种方法就是拜托他人做记录，具体的操作方法我已在第三章、第四章中讲过。我们再来整理一下这些方法吧。
这样做未必就会剥夺他人的时间。实际上，用电话或者口头联络时，对方也要花时间，现在不过是让对方把这个时间转而用在写传真或者制作文件上。此外，如我在第三章中所述，这样做不仅能够解决听错等问题，而且能够促使发信者逻辑性地思考问题。因此，这对发信者来说也有好处。
不过，在现实世界中，分享他人的时间并不是那么容易的事。即使是如上所述的制作文件，也有些人会拒绝：“把用说就能解决的事做成文件太费时间。”（不过，这种印象未必就是正确的。关于这一点我已经在第四章中讲过）在这种情况下，我就会产生“制作文件到底应该是谁的责任？”的问题。
回顾最近一周的生活，你的时间是被如何占用的？这些工作真的是你必须做的吗？原本应该由他人去做的工作，你只不过是出于习惯或者惯性去做了，有没有这种情况呢？
当我确定来访的采访者是十足的“时间小偷”时，由于不能断然结束采访，我会以不断提问的方式进行主动追问。以下所述的是某年某月某日访问我的研究室的新闻记者A小姐的受难故事。从那以后，我在该报社的名声变得很差，因此不得不说这是一次失败的经验。A“嗯……我想就消费税一事问下你的意见。”
N（“就是”和“比方说”是我严禁我的学生说的。在此基础上，如果再出现“大致”，我决不允许。）
但是，既然时间被无偿交易，我们对此也毫无办法。而且，如果只是一味抱怨，也毫无建设性，我们有必要找到在个人能力范围内的自卫方法。为此，首先我们要识别“时间小偷”（针对“时间小偷”的对策原本应该是整个社会需要讨论的课题。关于这一点，我将在终章进行讲述）。
最容易识别的就是在约定时间迟到的人。特别是，在会议开始时总是迟到的人(2)。在这里，我想指出的不仅是“因为那个人的迟到，我们的时间被剥夺了”，还有“今后我们的时间也被那个人剥夺的可能性也比较大”。
因为“迟到惯犯”并不是忙人，而是闲人。正因为比较闲，所以他们的时间观念会逐渐变差。因此，今后他们可能也会重复做同样的事，所以还是不要和这样的人一起工作比较好。忙碌的人熟知时间的宝贵，因此比较准时。
话说，还有一种类型的迟到惯犯认为“准时去会被看轻。还是让对方稍微等一会儿，然后再慢慢地出现，这样才像个大人物”。他们不仅在聚会的时候是这样，在接待来访者的时候他们也是这样：来访的客人已经准时到达，却故意让客人在接待室里等。这种人更需要我们注意。为什么这么说呢？因为让对方等待会传达一种“不重视对方”的信息，会损伤留给对方的印象。
在这里，我想向大家讲述一次过去的经历。我曾经有一个定期与某位处于重要地位的政治家见面的机会。在这件事中，我比较佩服他的一点就是，这位政治家总是在约定时间的前几分钟出现。这个人的地位对任何人来说都是显而易见的，因此即使他在约定时间之前出现也不会“被看轻”。“故意让对方等待以显示自己的地位”是没有实力的表现。这与“乱叫的是弱狗，强狗不叫”的道理是一样的。虽然叫（让对方等）也比较烦人，但更烦人的是比较弱（没有实力）。与这样的人一起工作，将来肯定会出问题吧。
顺带说一下，类似的事情还有稿件的截止日期。有的学者认为“如果在截止日期之前交稿，会被人认为我比较闲”，所以故意推迟交稿。但这种人不了解忙碌的人的日程安排。忙碌的人认为，推迟交稿只会给下一项工作带来障碍，因此他们会按时交稿，而推迟交稿的行为只能证明那些人除了那个稿件之外没有别的工作。
在信息化时代的今天，不必要的信息越来越多。因此，“如何识别不必要的信息”的技巧变得越来越重要(3)。发送不必要信息的人就是“时间小偷”的一种。
对于没有必要读的文献，只要阅读最开始的几行，就能简单地识别出来。例如，“我不是这个问题的专家。但由于编辑部的强烈要求，所以就不顾才疏学浅，勉强执笔了”，如果文献的开头出现这类文字，那么这篇文献确实没有阅读的价值。这就是对阅读者来说没有任何价值的文章，把这类文字放在开头这一最重要的地方就证明了后边的内容也没有阅读的价值。
通过文章一开始所散发出的扣人心弦的力量，我们就能知道这篇文章具有阅读的价值，因为作者有“想要传达”的热情。最近，即使是学术论文，也有好多是把结论写在论文开头的。按照传统的写作方法来写学术论文的话，应该先写问题和背景，最后写结论。但如果这样写，就不能抓住比较忙碌的读者。要想让他们阅读学术论文，采用“在漫长缓慢的前奏之后，主题才隆重出现”这种风格是不行的。一定要省略我在第三章中所提到的“开场白”，必须从一开始就敲响最强音。
迅速识别没有阅读价值的文献的另一个方法就是要注意文体。转述他人观点比较多的文章是不行的，即“据说……”“一般认为……”这类文章。因为这些文章隐含了“关于内容，我不想负责任”这样的潜在愿望。与此相对，严格区别了事实和意见，以“我认为……”来明确表明责任所在的文章具有阅读的价值(4)。
我们还要注意“狐假虎威”型的文章，即“凯恩斯也说”这一类的文章，这显示了作者的不自信。这是作者心里没底，所以向权威请求援助。这再升级，就会变成“众所周知”。更过分的就是“……是众人所认可的吧”。由于说不出一个令人信服的理由，因此企图把反对者变成社会的异端者。
话说，即使是有阅读价值的书，也没有必要全部读完。知道该读到哪儿比较好是一项重要的技巧。一般情况下，书的信息的80%都集中在按全书分量的20%的地方。因此，如果阅读了这一部分，获得了所需的信息，那就还是合上这本书比较好(5)。
不过，也有例外。一是文学作品。文学作品正是因为有无聊的部分，才能体现整体的价值。《战争与和平》的大部分内容都很无聊，但即使跳过这些无聊的部分去阅读，也并不意味着你已读过这本书。二是附有索引的书。索引的存在证明作者是用心去写的，对于这样的书我们还是尽可能读完比较好。
“间隙时间”相当多。阅读时间管理法方面的书就会发现，经常会有书这样写“要充分利用十五分钟”。一读到这样的话，就有种这很小肚鸡肠的感觉（“按照定义”来看，这就是小肚鸡肠的话）。另外，提议的内容往往也比较滑稽。因此，我们会不知不觉就想嘲笑这样的话。但是，虽说是间隙时间，也绝不可小视。嘲笑十五分钟的人也许会陷入为十五分钟而哭的境地。
日本的上班族通勤时间比较长，所以不能小视间隙时间的利用。积尘成山，积少成多。如果能有效利用这些时间，就能获得超过有效利用垃圾的效果。
我们没有必要去买那种特殊的已录好的磁带。最好是定时录制FEN的新闻节目，每天傍晚六点开始的一个小时内有新闻和新闻解说。特别是新闻解说，非常有趣(6)。
·思考事先在大脑中装满问题和相关信息，然后对此进行思考。如果是这样，无论在多么拥挤的满员电车里，都能完成思考。与其这样说，倒不如说一个小时一动不动的状态正是用于思考的理想环境。如果采用这样的时间利用方法，通勤时间将不再是地狱。不过，这需要我们在乘电车之前将问题装满大脑，以激活大脑。空空如也的大脑不会产生任何想法。
出差时间、移动时间、等待时间就我个人而言，为了参加会议而要去市中心时，就会产生间隙时间。在旅行的过程中，除了纯粹的移动时间之外，还会产生相当多的等待时间。尤其多的就是（国际航班时的）在机场的等待时间。另外，对任何人来说，在火车或飞机上的移动时间都是间隙时间。西友的坂本春生先生说：“移动时间与其说是间隙时间，倒不如说是不被电话或者来访者打扰的宝贵时间。我把它当作移动的书房。”我也赞同这个观点。
·做在通常情况下不想做的事。着手做例如麻烦的稿件等既令人担忧又始终难以开始的工作。“工作”只是着手开始比较难。采用这样的方法，能够解决这个问题。
写平时没有时间写的信。为此，我们需要做些准备。正如我在第二章中所述，我们有必要经常随身携带只写有收件人地址的信封。
·写工作日志。在平时的工作中，由于需要按“不中断原则”对工作进行集中，所以平时还是不要做这样的工作比较好。
在大藏省工作的时候，我从前辈那里听到这么一句话，“不要浪费通勤时间”，“要从电车的窗户往外看。这样也许会发现新的税收对象”，这位前辈如是说。我试着这样做，最后发现确实是这样。“房子有固定资产税，汽车也有各种各样的税。那么，还剩下什么呢？又不能向电线杆和道路征税。窗户税、榻榻米税、烟囱税……对了，猫税？不会吧。自行车可以征税吗？招牌呢？”，等等。如果能发现好的税收对象，不就能给国家财政做出很大贡献吗？
细想起来，包括我们国家在内的各国的税制就是通过这样的官员们令人感动的努力而构建的。例如所谓酒税、燃油税、消费税、交易税等。
理发的时间其实最适合冥想。但是，由于被各种搭话，因此很难集中注意力。最近，去理发店又开始被详细问一些琐碎的事情。每次都从冥想中醒来并做出一成不变的回答并不是容易做到的事。我的一位朋友为了寻找“安静的理发店”，甚至坐电车去比较远的地方。
坐出租车也会发生类似的情况。但在很多情况下，与出租车司机的聊天比较有趣，有时还能听到惊天动地的故事。但是，有时也会因为聊得来劲而刹不住车。有一次，我称赞差点成为神官的司机的祈祷词，结果司机说“让我为您服务一次吧”，于是我不得已听了一个小时的祈祷词。长时间乘坐出租车时，我还是想沉浸于冥想。然而，通常情况下，广播总是很吵地伴随左右。有时我请求司机把音量关小点，结果司机怒吼道：“我正是为了这个乐趣才做的司机。”从那以后，我就决定不坐远距离的出租车。比起出租车的数量限制和费用限制，我更希望政府强化在这些方面的限制。
(1)准确来说，由于b情况稿件的长度是a情况稿件长度的8或7倍，因此打字需要花16或17个小时。因此，要支付给打字员大约2300日元，净收入大约为77700日元。
(2)即使到了规定时间也不开始的聚会是夜晚的聚会、以吃饭开始的聚会、学者或者官员会来的聚会，这三个赶到一起就是最坏的状况。很多学者的时间观念不强或许是受“大学的十五分钟”（das akademische Viertel）的影响。但这是因为以前大学的课时表被安排得满满的，没有休息时间，因此考虑到从一个教室移动到另一个教室所花的时间而产生的一种习惯。这并不能成为将聚会迟到正当化的理由。此外，工学系的学者一般都比较准时。工学部的某个朋友曾说过：“会议开始时间哪怕推迟十五分钟，感觉就要发疯。”有人建议，要想让大家遵守会议的开始时间，可以把会议开始时间设定为零数。比如，会议从2点12分开始。但是，这似乎是故意的，很难实行。而且，这个方法对迟到惯犯到底有多大的效果还是个疑问。
(3)不过，在实行以下的方法时，需要重大的决心。就是要一声不响地忍受“那么，你没有读过那篇论文啦”这种讽刺的评论。正如李卡多·赛姆勒（Ricardo Semler）在《赛姆勒主义》中所说的那样，对于这种评论，听后不要放在心上就好了。
(4)“要严格区别事实与意见”是名著《理科系的文章写作技巧》（木下是雄，中公新书，1981年版）的重要教导之一。这既是文章写作的技巧，也是辨别他人文章的标准。
(6)在外语的练习中比较重要的就是要选择内容有趣的题材。“英语会话练习”之类比较无聊是因为无法对会话的内容产生兴趣。